+7 (499) 653-60-72 Доб. 574Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно регистрировать входящее письмо

Как правильно регистрировать входящее письмо

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как правильно зарегистрировать входящее письмо

Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления далее - ДОУ , которая включает канцелярию, общий отдел, секретаря и др.

До вскрытия почтовой корреспонденции конвертов, пакетов проверяется правильность ее доставки по адресу на конверте, пакете и целостность упаковки, сохранность печатей при наличии. Упаковка документов на машинных носителях не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация. После вскрытия конвертов пакетов проверяется комплектность и сохранность вложений.

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, а второй остается в службе ДОУ. В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело. Также следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа. Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой ДОУ, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа регистрационный штамп с датой поступления.

Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах пакетах. Регистрационный штамп имеет размеры 16х42 мм и проставляется на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа справа. После проставления регистрационного штампа нерегистрируемые документы, а также документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, направляются по назначению соответствующим исполнителям.

Остальные документы, поступающие в организацию, регистрируются централизованно службой ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается только в случае территориальной разобщенности структурных подразделений организаций. При регистрации поступившего документа в регистрационном штампе проставляется дата и индекс документа. В качестве индекса указывается порядковый номер входящего документа. Входящий документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке РКК или журнале регистрации входящих документов.

Форма РКК закреплена Примерной инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от Она имеет следующий вид. Регистрационно-контрольная карточка имеет размер формата А6 х мм или А5 х мм. Право выбора ее формата предоставлено организациям. Не рекомендуется обрамлять карточки рамкой, так как это сокращает их полезную площадь.

Названия реквизитов карточки набирают самым мелким шрифтом в нижней строчке графы с тем, чтобы после заполнения карточки выделялись данные документов, внесенные после регистрации. Карточку можно заполнять на пишущей машинке под копирку или от руки в необходимом количестве экземпляров, а также в автоматизированном режиме с последующей распечаткой. Календарная шкала карточки вверху лицевой стороны должна использоваться для контроля срока исполнения документа: на ней отмечается дата, к которой он должен быть исполнен.

На карточке формата А6, в которой нанесены только нечетные числа 1, 3, 5 и т. Индекс переносится из регистрационного штампа и после исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами. Эта графа позволяет избегать многократного обращения к самому документу. Если заголовок не раскрывает содержание документа, в эту графу записывают ключевой абзац. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа.

Если не требуется составления письменного ответа, производится конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе. В этой графе может также проставляться отметка о передаче документа исполнителю под расписку. Следует обратить внимание, что установленная форма РКК применяется для регистрации только служебных документов. Для регистрации обращений граждан заявлений, предложений, жалоб форма РКК несколько отличается.

Примерная форма такой РКК содержится в качестве приложения к Положению о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденному постановлением Совета Министров РБ от Входящие документы могут регистрироваться также в журнале регистрации входящих документов.

Форма такого журнала закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству и имеет следующий вид:. Журнальная форма регистрации документов допускается только в организациях с незначительным объемом документооборота до документов в год.

Решение о форме регистрации документов карточной или журнальной в организации оформляется приказом руководителя.

После регистрации документы из службы ДОУ должны передаваться на рассмотрение руководству в день поступления с двумя экземплярами РКК. Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая переносится в соответствующую графу РКК или журнала регистрации входящих документов.

Если документ не требует решения руководства, он передается непосредственным исполнителям согласно их компетенции. В этом случае резолюция, естественно, не оформляется и в РКК не переносится. После исполнения поступившего документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Эта отметка включает в себя:. Оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело слева на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа. В регистрационном штампе к порядковому регистрационному номеру поступившего документа добавляется индекс дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. В приложениях 1, 2 и 3 к данному материалу приведены примеры оформления входящего документа после совершения всех регистрационных процедур до оформления отметки об исполнении , а также примеры заполнения РКК на такой документ и журнала регистрации документов.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук. Документы, полученные по каналам электронной почты или перенесенные на машинный носитель, при наличии в организации локальной вычислительной сети допускается передавать исполнителям соисполнителям в электронном формате.

Минске традиционную международную выставку-продажу книг научного, учебного, методического, производственно-практического и справочного характера. На выставке будут представлены ведущие белорусские издательства, а также издательства Великобритании, Германии Казахстана, Польши, России, Украины и других стран. Так как Ваша фирма осуществляет выпуск литературы соответствующего профиля, приглашаем Вас принять участие в организуемой выставке.

Для этого необходимо до Пример заполнения регистрационно-контрольной карточки на входящий документ. Чалому В. Оформить заявку и подготовить перечень изданий общества для участия в выставке. Главная Задать вопрос. В графах РКК при регистрации поступившего документа указываются следующие данные.

При записи в карточку содержания резолюции указываются также ее автор и дата. Форма такого журнала закреплена в Примерной инструкции по делопроизводству и имеет следующий вид: Дата поступления и индекс документа Корреспондент, дата и индекс поступившего документа Краткое содержание Резолюция или кому направлен документ Отметка об исполнении 1 2 3 4 5 Журнальная форма регистрации документов допускается только в организациях с незначительным объемом документооборота до документов в год.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук Примечание. Коласа, 34, , г. Мiнск тэл. Мiнска, код Минск тел. Кропоткина, 57 , г. Минск Чалому В.

Оформить заявку и подготовить перечень изданий общества для участия в выставке к Приложение: 1. Программа выставки в 1 экз. Форма заявки на участие в выставке на 1 л.

Популярные новости. Курсы валют Национального Банка РБ Народный вопрос-ответ Имеет ли ребёнок долю в жилом помещении, если он родился после ввода жилого помещения в эксплуатацию?

Какой порядок уплаты пошлины при временном вывозе товаров? О признании сделки не действительной Ответ на вопрос: Экспорт пиломатериалов из Беларуси в Европу, Россию и Азию, какие нюансы?

Бронировали стекло в арендованном помещении, как классифицировать ос и необходимо ли платить налог на недвижимость? Правовые акты по году принятия до При использовании материалов ссылка на источник обязательна. Приложение 1 Пример оформления входящего документа. Минска, код О проведении международной книжной выставки.

Уважаемый Вячеслав Леонидович! Приложение 2 Пример заполнения регистрационно-контрольной карточки на входящий документ. Расписка исполнителя в получении документа Контрольные отметки. Приложение 3 Пример заполнения граф журнала регистрации входящих документов.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

Регистрация входящих документов

Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы. Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации. Основным видом такого взаимодействия является обмен документами — исходящие отправляет само предприятие, входящие — его контрагенты и партнеры по бизнесу, вышестоящие и государственные органы, иные юридические и физические лица. Входящие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке.

Журнал регистрации входящих документов

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр!

Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления далее - ДОУ , которая включает канцелярию, общий отдел, секретаря и др. До вскрытия почтовой корреспонденции конвертов, пакетов проверяется правильность ее доставки по адресу на конверте, пакете и целостность упаковки, сохранность печатей при наличии. Упаковка документов на машинных носителях не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация.

10 любимых ошибок в управлении документами

Пункт 3. Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания в структурном подразделении или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству. Чтобы не было недоразумений в этом вопросе, пропишите в своей инструкции по делопроизводству сроки регистрации поступающих и отправляемых документов.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: WEB-доступ. Регистрация входящего документа от сторонней организации

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Помощь: Правила регистрации входящих документов

.

Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для поздравительные письма и телеграммы;. - пригласительные билеты. Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без.

.

Некоторые секреты входящих документов

.

Регистрация документов

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Остромир

    Может быть вместо стадионов построить новейшие предприятия с высоким уровнем технологии, да так рассчитать, чтобы продукцию было куда продавать и было бы это предприятие прибыльным. Но нет, о чем это я , с пукиным это невозможно.

  2. Эвелина

    Дизлайк так как толку от видео нет. росказал бы лучше по каким статьям можно проучить школомразей. А так это просто пустозвонство.

  3. Роман

    Мать попала под влияние многодетной семьи на старости.все свое собирается в завещании оставить там.

  4. Ипполит

    Тарас, держи в курсе, но скорее всего на авто хозяина уже ездит местный мусарок или эта же соска гребанная!

  5. Агнесса

    Да 15 мин наззад по правой обогнал бляху и к моему удивлению остановили бляху !

© 2018 ekaterina-monastir.ru